7 Pasos para Reuniones de Trabajo Efectivas

Nos encontramos en un mundo cada vez más exigente con nuestro tiempo, y donde una gran cantidad de cosas nos mantienen con la mente distraída.

La pandemia y el mundo actual por otro lado, nos ha forzado a muchos a trabajar de forma remota. Además cada vez es más necesario tener reuniones para coordinar el trabajo con otras personas.

Uno de los principales problemas de esto, es que no sabemos cómo hacer estas reuniones. Como seres humanos estamos acostumbrados a las charlas sin estructura y a las conversaciones distendidas y sin un límite de tiempo.

Sin embargo cuando se trata de reuniones de trabajo es importante aprovechar el tiempo y hacerlo más eficiente. Aquí te daré algunos consejos que son muy importantes a tener en cuenta si quieres mejorar tus reuniones de trabajo.

❇️ Antes de la reunión

🤔 ¿Es necesario hacer una reunión?

Debes saber que no todas las cosas necesitan resolverse en una reunión. Muchas veces me he encontrado en medio de reuniones que podían haberse resuelto con un chat de unas cuantas líneas o en un email.

Considera que una reunión implica quitar tiempo a otras personas y en ocaciones pueden alargar la toma de decisiones. Algunas preguntas que te puedes plantear antes de invitar a alguien a una reunión pueden ser:

• ¿Puedo resolver esto solo?
• ¿La información que quiero transmitir es simple y puedo expresarla por mensaje?

Si la respuesta es sí, lo más probables es que no requieras una reunión.

📌  Define previamente los objetivos

Una vez hayas determinado si es necesario hacer una reunión de trabajo, hay que planificarla con tiempo. Para hacerlo correctamente, es importante que definas los objetivos a alcanzar dentro de la reunión.

🗓 Planifica e informa previamente el motivo de la reunión

Tras definir los objetivos de la reunión, es fundamental que informes del motivo de la misma con bastante antelación a los asistentes de forma individual, por ejemplo, vía mensaje o llamada. De este modo, cada persona podrá prepararse o ponerse al tanto de lo que necesitan para estar ahí.

3. 🫥 Convoca solamente a las personas necesarias

Parece algo obvio, pero la mayoría de las personas convocadas a reuniones de trabajo consideran que no es necesaria su asistencia. Por este motivo, no es necesario que cada reunión se convierta en un meeting multitudinario, así que invita solamente a quien sea necesario.

4. 🤓 Pide ayuda del equipo

Reconoce a la persona del equipo con cualidades para organizar reuniones efectivas y pedirle consejos para mejorar. También pueden ser de gran ayuda en un principio ser coanfitrión de las reuniones así se hace un traspaso de los conocimientos o pautas para llevar a cabo las reuniones.

Pide apoyo a alguno de los asistentes a la toma de notas, de esta manera no serás el único encargado de almacenar la información obtenida de la reunión. Y harás que alguien más además de ti preste atención activa al tomar notas.

Cronograma de una Reunión Efectiva

📑 1. El contexto es MUY importante

Comienza por explicar el motivo principal de la reunión, en caso de que las personas que se encuentren ahí no tengan contexto, deberías explicar en no más de 5 min el contexto de la situación.

2. Explica el objetivo de la reunión

Parece obvio, nadie mandaría un invite a algo que no tiene objetivo. Lamentablemente esto no es así, una gran cantidad de reuniones dentro de las empresas se realizan sin un objetivo claro y concreto. Reuniones para definir el plan semanal o del trimestre, reuniones para buscar alguna posible solución a un problema o reuniones para saber el estado de un proyecto, pueden convertirse en conversaciones que no llevan a ningún lado si no se tiene claro el objetivo o si el objetivo es muy vago y superficial.

Si quieres definir un objetivo claro para una reunión intenta seguir las siguientes 3 reglas:

1. Se define en una sola frase:
2. Es claro y produce un resultado:
3. Es alcanzable dentro del alcance de la reunión:

3. Regla del Pastoreo

En una reunión tienes que saber que todos somos parte de un pequeño rebaño que sin la guía correcta podría terminar en terrenos desconocidos. Si tú como encargado del pastoreo no sabes cuál es el camino que hay que recorrer, ¿Cómo esperas que el resto lo sepa?

Si tienes claridad del objetivo de la reunión, tienes que asegurarte que el resto de personas sigan esa línea. Muchas reuniones terminan siendo poco productivas cuando las personas terminan hablando sobre temas que no tienen que ver con el objetivo de la reunión.

Por lo mismo debes encargarte de velar por que la atención se centre en el objetivo, puedes llamar la atención con frases como "Volvamos al objetivo de la reunión" o "Ese tema lo podemos revisar en otro momento, hoy lo importante es ... " pueden ser de utilidad.

4. 🙋🏻‍♂️ Escucha Todas Las Opiniones

Para una reunión de trabajo  productiva es importante que todos los asistentes expongan sus ideas y sugerencias al respecto.  Deberás tener en cuenta también los diferentes puntos de vista a la hora de tomar decisiones.

Por otro lado, tendrás que ejercer de mediador, evitando que se formen bandos de opinión que acaparen la conversación. Hay que velar para que la comunicación sea lo más dinámica posible.

Recuerda que existen personas con distintas personalidades, y a veces las mejores ideas pueden encontrarse entre los más callados de la reunión.

5. 😵‍💫 Resuelve Dudas

Antes de finalizar la reunión, es interesante que dejes unos minutos para que los asistentes puedan plantear posibles dudas o sugerencias que les hayan surgido durante el desarrollo. En caso de que queden cosas pendientes, puedes anotarlas y dejarlas para resolverlas en otra ocasión.

6. 💬 Sintetiza las Conclusiones

Para finalizar la reunión, remóntate a los objetivos principales y haz un breve resumen de los puntos acordados para llevar a cabo los pasos que permitirán llegar a ellos.

7. ✉️ Documenta y Comparte el resultado

Por último, y quizás lo más importante, posteriormente a la reunión, elabora un resumen completo con las medidas propuestas, las conclusiones y los pasos a seguir y envíalo de forma individual a los asistentes. Es una buena forma de hacer que la reunión sea efectiva del todo y que los participantes se sientan valorados. Esto puede ser en forma de minuta al correo de cada uno.

Espero que este post te sea de utilidad y si te gusta este tema y muchos otros, ¡suscríbete! tendré nuevo contenido pronto 😀